منتديات شبكة خورة العربية - التخطيط الناجح ... كيف تبدو في المستقبل (2)

** صياغة الرسالة في المنظمات الحديثة **

تعريف الرسالة: هي بيان كيف ستحقق المنظمة رؤيتها

أهمية وجود رسالة للمنظمة:
اظهرت الدراسات المقارنة للمنظمات الناجحة ان اهم اربعة عوامل كانت قاسما مشتركا وراء هذا النجاح وهي:
- وجود رسالة واضحة متفق عليها.
- رئيس قوي وكفء.
- مجلس ادارة ديناميكي وفعال.
- التزام واسع من المنظمة بزيادة الاعتمادات.

ان فشل المنظمة في صياغة رسالتها وايصالها بوضوح للآخرين يمكن ان يؤدي بالمنظمة الى نتائج وتداعيات خطيرة من بينها:
- ان يقضي المسؤولون في المنظمة وقتا كثيرا ضائعا يقطعون الشجرة غير المطلوبة.
- الا تفكر المنظمة تفكيرا واسعا وبعيدا حول بدائلها الممكنة اذا كانت رسالتها غير واضحه او ضيقة جدا.
-ألا تستطيع المنظمة تقدير متى يمكنها الخروج من اعمالها.
وباختصار: لااهمية للطريق الذي تسلكة اذا لم تكن تعرف الى اين تتجه.

كيف تكتب صيغة الرسالة؟
ليس هناك صيغة معينة لايجاد الكلمات التي يمكنها ان تعبر تماما عن كل المعاني والمقاصد التي تريد منظمتك ابرازها واظهارها في رسالتها حيث ان هذه الرسالة في النهاية يكتبها ويصوغها شخص واحد بعد ان يستوعب كافة الاراء والمداخلات التي يعرب عنها الباقون في هذا الشأن.

ولكن يبقى الشيء الاهم: هو ان تقدم الرسالة اجابات يتم الاجماع عليها من الاسئلة التي طرحت في البداية عند البدء في صياغتها. ومن بين هذه الطرق ان يتم تحديد وقت للاجابة على كل سؤال ومناقشته والبحث عن القضايا والجوانب التي كانت موضع اجماع او التي كانت موضع خلاف وخلال المناقشة والحوار فان اعضاء جدد في الفريق سينضمون لابداء ارائهم والتقدم بمقترحات جديدة كما ان الاعضاء القدامي ربما يعدلون عن بعض وجهات نظرهم..وفي النهاية ستجد ان الرسالة اصبحت نتاجا لتفاعل جميع هذه الاراء.

إن عمل الجماعة امر جيد ومطلوب في نواح كثيرة ولكن ليس من بينها عملية الصياغة لذا علينا ان نترك المجموعة تناقش وتتفق وتختلف وتزيد وتنقص ولكن عند الصياغة والكتابة فان فردا واحد ( او اثنين) كف لصياغة او اعادة صياغة كلمات الرسالة قبل تقديمها للمجموعة مرة اخرى لابداء الراي حولها وكذلك فمن المهم تمرير هذه الصياغة الى الادارة العليا والشركاء وحتى لبعض المستشارين وطلب الراي الخارجي حولها خاصة من اشخاص غرباء عن المنظمة وذلك لمعرفة مدى سهولة توصلهم الى فهم مضمون الرسالة واستيعابهم لها.

كما يجب علينا ان نخلط مشاعرنا والجوانب الانسانية بالصورة الكلية لهذه الرسالة وان نعمل دائما على تقنية صيغتها حين تصبح لدينا صيغة يساندها الاخرون.

مالذي ينبغي ان تتضمنة الرسالة؟
حتى يمكن لرسالة منظمتك ان تحدد طبيعتها وماهيتها فان هناك صياغتان اساسيتان لكتابة الرسالة وهما:

الاولى: صياغة الغرض
ان صياغة غرض الرسالة توضح ما الذي تريد منظمتك ان تحققة ولماذا هي موجودة اصلا وماهي النتائج النهائية لما تقوم به؟ وفي هذا الاطار فان رسالة الغرض تتضمن عادة عبارتين:
- مصدر يوضح التغير المقصود مثل لزيادة او لتخفيض او لمنع او لتجنب.
- تحديد المشكلة او الظروف المطلوب تغييرها .
وعند تحديد الغرض فانه من المهم بيان النتائج والمخرجات المطلوب تحقيقها دون بيان الوسائل والاساليب المستخدمة في تحقيقها.

الثانية: صياغة الاعمال او النشاط
هنا يمكن ان تتجه الرسالة الي بيان الاعمال والبرامج التي تقوم بها المنظمة لتحقيق غرضها وبالتحديد فان عليك ان تجيب على سؤال مؤداه:
ما العمل الذي سنقوم به لتحقيق غرضنا؟
وباختصار فان صياغة الرسالة ينبغي ان تتضمن اجابات لما يلي:
ماهي الحاجة التي تقوم المنظمة على اشباعها وتوفيرها؟
ما الذي يجعل المنظمة متخلفة عن غيرها من المنظمات؟
من هم المستفيدون من عملك ومن منظمتك؟